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Lei que obriga condomínios de Sergipe a comunicar ocorrência ou indícios de violência doméstica está em vigor

Foi publicada nesta quinta-feira (09), no Diário Oficial do Estado, a lei que obriga condomínios residenciais e comerciais de Sergipe a comunicar a ocorrência ou indícios de violência doméstica e familiar contra mulher, criança, adolescente ou idoso aos órgãos de segurança pública. O projeto foi aprovado no mês passado.

De acordo com o documento, a comunicação deve ser realizada de imediato, inclusive por telefone, nos casos de ocorrência em andamento, e, nos demais casos, no prazo de até 24 horas da ciência do fato, contendo, sempre que possível, informações que possam contribuir para a identificação da vítima e seu possível agressor.

O descumprimento gera advertência, quando da primeira autuação da infração, e multa, a partir da segunda autuação, de 100 UFPS, o equivalente a R$ 4.900.

 

Fonte: https://g1.globo.com/se/sergipe/noticia/2021/12/09/lei-que-obriga-condominios-de-sergipe-a-comunicar-ocorrencia-ou-indicios-de-violencia-domestica-esta-em-vigor.ghtml

Conheça as Atribuições do Síndico

Guia sobre as principais responsabilidades síndico de condomínio

Conheça

A administração de um condomínio atualmente se equipara a de uma pequena empresa. São muitos os cuidados que devem ser tomados para que a gestão corra dentro da lei, sem sobressaltos e sem muita dor de cabeça.

O conhecimento do código civil, das leis trabalhistas, além de interesse nas áreas contábil, administrativa e do direito são importantes para um bom exercício do cargo de síndico.

Há também vários outros tipos de habilidades que ajudam a ser um bom síndico: saber ouvir as reclamações dos condôminos, ser político, humilde, bom comunicador. E, principalmente, ser um bom líder.

Com esse guia do SíndicoNet é possível conhecer melhor toda a legislação envolvida no dia-a-dia do cargo, como convocar uma assembleia e até uma sugestão de como deve ser a rotina da administração do condomínio. 

Saiba mais


Os 5 pontos mais vulneráveis na segurança do condomínio

Depois da violência dos arrastões, a nova onda de assaltos e furtos põe em xeque os métodos anti-invasões usados até aqui

Os

Todo mundo tem uma história para contar sobre invasões, roubos e furtos em condomínios residenciais. Pouco se fala, entretanto, sobre o porquê de tanta recorrência.

Pensar criticamente em como o quesito segurança foi conduzido até aqui é um exercício difícil. Significa encarar as fragilidades do condomínio e, talvez, a constatar que a gestão encontrou uma zona de conforto. 

E vem a pergunta: Houve negligência? Onde erramos no nosso projeto de segurança? Isso exige muito esforço e, sobretudo, franqueza. 

Para o especialista em segurança condominial, José Elias de Godoy, existe no ar uma falsa sensação de segurança no condomínio, uma vez que a grande maioria das pessoas vai residir ali justamente por causa da segurança. Quando percebe que não é tão seguro quanto pensava, se frustra.

Há vários pontos vulneráveis na segurança dos condomínios, fortalecidos por falhas nos procedimentos. É sobre esse assunto importante e urgente que o SíndicoNet vai falar à seguir. 

O que mudou nas formas de invasão a condomínios?

Entre 2011 e meados de 2016, a cidade de São Paulo, por exemplo, chegou a ser chamada por alguns de “capital do arrastão”.

O padrão de invasão era o mesmo: quadrilhas numerosas, fortemente armadas, na maioria entrando pela garagem. Depois de render os funcionários, faziam a limpa em quantos apartamentos dessem conta.

Essa onda de arrastões, em todo o Brasil, vem perdendo a força. Mesmo assim, nesse começo de ano, duas ocorrências foram registradas, ambas em condomínios da classe média alta, na zona oeste de São Paulo. Um, em março, em Higienópolis; e o outro, em abril, na região dos Jardins.

Em 2018, os especialistas em segurança condominial constataram mudanças importantes na atuação dos bandidos – 90% dos 1300 crimes cometidos contra condomínios no primeiro trimestre, ocorreram pela porta da frente.

Nesse novo modus operandi, novos disfarces como garotas e garotos bem-vestidos, ligados a pequenas quadrilhas, se passam por familiares, pedindo alguma informação ou interessados em alugar um imóvel, entre outras desculpas. 

Investem em diversos disfarces - rabinos, técnico de operadora, parente, etc. - e, com uma boa conversa, conseguem entrar no condomínio facilmente.

Ao contrário do arrastão, em vez de roubar vários apartamentos, geralmente vão direto naquele em que o dono não está e furtam o que conseguem levar numa mochila ou mala. 

Dá para supor que, em muitos casos, eles já têm a informação prévia sobre hábitos dos moradores e objetos de valor. É a chamada modalidade pontual.

Vulnerabilidade 1. Porteiros mal-treinados

porteiro despreparado

De fato, as últimas invasões ocorridas revelam problemas sérios nas portarias

Os especialistas são unânimes: a tecnologia é importante, mas não é o principal fator que garante a segurança de um condomínio. É muito importante fazer uso dela, ter um bom poder de inibição para o assaltante.

Mas o fator humano, que é o elo mais frágil da corrente, ainda é essencial. 

A maioria dos casos ocorridos ultimamente aconteceu por falha de Recursos Humanos. Não foi pulando muro ou cerca, nem com uso de força. Por isso é tão importante fortalecer o fator humano”, afirma Nilton Migdal, consultor de segurança.

No final das contas, o funcionário decide quem entra no prédio. Ele tem esse poder nas mãos. Por isso, precisa ser muito bem escolhido e treinado para saber na ponta da língua quais as normas e os procedimentos que deve executar. 

Não podemos esperar o bom senso do porteiro; e sim, que tenha tudo predefinido e conheça bem o fluxograma, como agir em caso de tentativa de invasão. E, nesse sentido, ele precisa de treinamento e de todo o respaldo do síndico e do zelador

Portanto, é muito importante realizar treinamento com os funcionários e, pelo menos, uma vez a cada seis meses, uma simulação “com pegadinha para tentativa de entrada no condomínio e avaliação da  atuação dos controladores”, aconselha Migdal.

Vulnerabilidade 2. Condôminos descuidados  

condômino descuidado

Não podemos nos esquecer que precisa haver normas de procedimentos e obrigações também para os condôminos. Muitas vezes, eles forçam o porteiro ou o zelador a cometer erros

Todos nós acompanhamos o recente caso do morador que humilhou o porteiro por estar cumprindo o regulamento – deixar entrar apenas os familiares devidamente registrados, e com autorização para entrar. 

O descuido do morador é outro agravante a ser considerado. Mesmo que o condomínio tenha um aparato completo de equipamentos de segurança, treinamento aos colaboradores, os condôminos são peças-chave para a segurança do condomínio. 

A falha vem dos condôminos e é reforçada pela distração dos porteiros. O síndico profissional Marcos Druzilli dá o exemplo recorrente: 

“Um morador que está saindo e tem uma pessoa na entrada. Este morador não fecha o portão e deixa a pessoa entrar, sem saber quem é. O porteiro também deixa”.

Também são comuns os casos de moradores que fazem festas, sem que haja controle dos convidados. “Numa dessas situações, os assaltantes se infiltraram entre eles e fizeram um arrastão em plena festa”, conta Druzilli.

Dica: programe treinamentos e comunicados periódicos aos moradores, orientando-os sobre as regras de segurança.

A periodicidade é muito importante, pois é muito comum, e até natural, que os condôminos baixem a guarda e entrem em uma zona de conforto, quando não lembrados constantemente.

Eles precisam saber que uma atitude descuidada pode representar a oportunidade que o bandido espera para agir.  

Aproveite também as assembleias para dar avisos e reforçar a importância do cumprimento das regras do condomínio.

Vulnerabilidade 3. Falta de projeto de segurança adequado

plano de segurança

Em primeiro lugar, todo projeto de segurança tem necessariamente que ser específico para o condomínio, e elaborado por consultores independentes, ou seja, que não indiquem os fornecedores de equipamentos. Sem isso, as chances de falhas são grandes.

Isso porque pode haver conflito de interesses se um consultor trabalha para uma empresa de segurança, e cada empreendimento tem características muito próprias – localizados áreas mais perigosas ou menos; em que prevalecem crianças ou idosos; se as tecnologias digitais não funcionam; o tamanho do condomínio, número de portarias e garagens; e por aí vai. 

Outro ponto a se considerar são os condomínios novos, onde as contrutoras, segundo Manoel W. Fonseca, diretor de Operações da Pro Security, em sua grande maioria, não contemplam o item segurança patrimonial em seus projetos.

“Ao iniciar a habitação, por meio de seus conselhos, os próprios moradores definem os  itens de segurança na medida em que surgem as necessidades e, muitas vezes, sem um projeto de segurança adequado. Consequentemente, as falhas só são percebidas quando o empreendimento é vitimado”, constata.  

Nesse sentido, prossegue, muitos dos problemas decorrem da falta de um projeto adequado de segurança que contemple proteção perimetral e  tecnologia para controle de acesso de pessoas e veículos. Fonseca destaca como boas soluções biometria, reconhecimento facial e tag.

Vulnerabilidade 4. Portaria remota de má qualidade

interfone

Parece até ironia. Mas um sistema criado para aumentar a segurança, se não for bem projetado ou tiver má qualidade, pode causar o efeito contrário, comprometendo a integridade do condomínio.

“Ao optar pela portaria remota, o síndico não está apenas comprando um produto; ele está adquirindo uma solução de segurança. Por isso é fundamental um projeto personalizado, com análise de risco”, recomenda Odirley Rocha, diretor comercial da Kiper. 

Em uma portaria remota de qualidade, a responsabilidade pelo funcionamento do sistema 24 horas deve ficar a cargo da empresa.

Para dar conta do recado, a empresa deve ser bem estruturada, oferecer um sistema completo que envolva e suporte com eficiência todo o sistema de comunicação, imagens, controle de acesso de carros e pedestres, portões, internet estável, alto nível tecnológico, e ainda oferecer garantias em contratos, como SLAs. 

Conforme Walter Uvo, diretor da Minha Portaria, o ponto mais importante dessa conduta é tirar o ser humano do local onde possivelmente haverá uma ocorrência. Ele explica: 

Ao deixar a gestão nas mãos do porteiro ou do zelador, se acontecer alguma complicação do tipo  "não estava gravando", "a câmera parou", "o DVR queimou" ou até mesmo "o bandido roubou o DVR", o aviso do problema chegará depois à central, sem a urgência necessária”. 

Mas se a preocupação é da empresa, Uvo prossegue, as providências são imediatas. “Você terá uma ação muito mais assertiva e coerente”. 

Outro ponto é a ausência da eclusa, tanto para pessoas quanto para veículos, que torna mais fácil a entrada de estranhos no vácuo do morador ou da pessoa autorizada a entrar.

“Se não der para ter a veicular, no mínimo, exija um sensor carona para alertar – caso uma segunda passagem aconteça no condomínio. Esse alerta vai para a central de monitoramento, e automaticamente é acionada a equipe de atendimento”, avisa Rocha.  

Vale ressaltar que a portaria remota que só faz a gestão do interfone tem inúmeras desvantagens e fragilidades com relação à outra. Não tem detecção de arrombamento de uma porta, um motor ou de falha no interfone que foi instalado – exemplos de monitoramentos importantes, para citar apenas alguns. 

Vulnerabilidade 5. Equipamentos de segurança obsoletos

camera velha

Equipamentos que não funcionam bem ou são facilmente desarmados pelos bandidos não podem ser considerados bons aparatos de segurança. Também não adianta investir uma vez e não fazer a manutenção ou modernização

Se consideramos a hipótese de o bandido receber informação de dentro do condomínio, ele pode saber que o equipamento de gravação é precário ou nem funciona. E vai tirar proveito para traçar seu plano de invasão.

Mas se o condomínio investe em tecnologia e bons equipamentos de segurança, com a devida manutenção, tem meio caminho andado para coibir a ação de bandidos. 

Hoje, boas opções de equipamentos e soluções de tecnologia com preços acessíveis não faltam.

Reconhecimento facial, câmeras inteligentes, e biometria estão entre as inúmeras tecnologias que o mercado oferece atualmente para monitorar, controlar acesso, detectar e bloquear a presença estranha dentro e no perímetro do condomínio, além de realizar a comunicação necessária. Muitos desses equipamentos são controláveis pelo smartphone, via apps. 

Fortaleça a inteligência com recursos extras

Sabendo quais são os pontos críticos do condomínio, e porquê eles são vulneráveis, fica mais fácil pensar em como dificultar a ação dos bandidos. A partir daí, você terá a chance de melhorar, de fato, a segurança geral. 

Contar com o respaldo do Conselho Comunitário de Segurança (Conseg) também é uma possibilidade a ser considerada. Ali, os participantes têm acesso direto às autoridades da área. Podem, ainda, trabalhar interagindo com os órgãos de segurança pública

Outro projeto interessante para reforçar a segurança do condomínio é a comunicação entre guaritas vizinhas. Pode ser por telefone fixo, celulares (em especial, o WhatsApp), bem como Rádios HTs. 

Implante a cultura de segurança no seu condomínio

O ideal dos mundos é que os três aspectos – ótimos recursos físicos, tecnológicos e humanos – caminhem juntos e em equilíbrio. 

“A segurança de um condomínio está firmada em um triângulo, cujas pontas são segurança física e tecnológica, investir nos colaboradores e conscientizar os moradores. Uma das pontas descoberta já compromete a proteção”, sintetiza Godoy.

Somado a tudo isso, é fundamental que haja uma mudança de mentalidade, tanto dos prestadores de serviços, quanto dos moradores e proprietários dos condomínios. 

O síndico tem que estar atento às necessidades de seus funcionários, em especial dos porteiros, mas também do zelador; e fazer a comunicação periódica com os condôminos.

Nada garante que uma invasão ocorra no condomínio. Mas, as chances de uma surpresa ruim vão diminuir muito. 


 

Calendário com as principais demandas do síndico, mês a mês

 

Um calendário pode ser das ferramentas mais importantes para administrar um condomínio. Isso porque, se usado corretamente, ele tem o poder de antecipar demandas, ajudar na economia e organizar a gestão.

Como se pode ver, os benefícios não são poucos. Mas as demandas podem ser em maior número. Por isso, o SíndicoNet elencou abaixo, do pára-raios ao jardim, todas as tarefas que o condomínio precisa fazer, de acordo com o calendário.

Veja a seguir quais são essas demandas e quais as vantagens que você ganha ao realizá-las no mês correto.

Para ter tudo em mãos, baixe agora mesmo nosso calendário de demandas em formato de infográfico

JANEIRO:

  • Demanda: ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA

Por que é melhor nesse mês? O período em que a A.G.O. deve ser feita, em geral, consta na convenção do condomínio. Caso o documento seja omisso em relação ao tema, o ideal é que a assembleia seja realizada logo no começo do ano, para aprovar as contas do período anterior e a previsão orçamentária do ano em exercício.

  • Demanda: REFORÇO NA SEGURANÇA

Por que é melhor nesse mês? É importante que haja não apenas mobilização por parte dos funcionários, mas que os condôminos também colaborem com um condomínio mais seguro.  Veja: Cartaz para Moradores e Funcionários sobre segurança no período de férias.

FEVEREIRO

  • Demanda: LAVAGEM DE CAIXA D´ÁGUA

Por que é melhor nesse mês? A limpeza do local deve ser feita duas vezes por ano. Com o calor recebido durante os meses do verão, é recomendável que uma lavagem seja providenciada.

- Veja e cote aqui com empresas de limpeza de caixas d´água em condomínios

MARÇO

  • Demanda: CUIDADOS COM O JARDIM

Por que é melhor nesse mês? Após o período de verão, as plantas devem ser preparadas para o frio. Cuidados com a terra e com grama também são indicados. Saiba mais.

- Veja e cote aqui empresas de paisagismo e jardinagem

  • Demanda: ENTREGA DOS DOCUMENTOS PARA DIRF e RAIS

Por que é melhor nesse mês? Esse é o prazo para a Receita Federal receber a DIRF; e o Ministério do Trabalho, a RAIS. 

(Logo abaixo destacamos, em detalhes, quando devemos começar a organizar essa documentação).

ABRIL

  • Demanda: INSPEÇÃO PREDIAL

Por que é melhor nesse mês?  A inspeção predial deve ser feita uma vez por ano, para avaliar itens importantes da edificação do condomínio.  É importante ser feita antes do período de obras, para que assim defeitos ou problemas possam ser reparados. 

- Veja e cote aqui com empresas de Inspeção predial de condomínios

  • Demanda: DEDETIZAÇÃO

Por que é melhor nesse mês?  O ideal é que se façam duas dedetizações/desratizações por ano.  O mais recomendado é que uma delas seja em outubro, antes da época quente. A dedetização/desratização de abril complementa a do final do ano, mantendo afastadas as pragas urbanas também durante o inverno. Vale ressaltar que com o outono, chega também uma das piores pragas urbanas: os ratos. A época é ideal para evitar que esses bichos trafeguem pelo condomínio.  Saiba mais sobre contratação de serviços de dedetização.

- Veja e cote aqui com empresas de dedetização

  • Demanda: DISPENSA DE FUNCIONÁRIOS (RJ)

Por que é melhor nesse mês? A maioria das cidades do estado do RJ respeita a data-base de 1º de abril e o síndico deve acompanhar as negociações coletivas dos sindicatos que vão fixar reajustes salariais/benefícios dos funcionários de condomínio na convenção coletiva. Importante observar o tempo de contrato de trabalho para poder projetar o aviso prévio proporcional de algum possível desligamento de funcionário, evitando-se multa prevista no Artigo 9º da Lei 7.238/84. Em São Paulo, o mês ideal para dispensa é agosto (veja abaixo). Se o seu condomínio é de outra região, informe-se sobre o mês do dissídio e considere dois meses antes (checar sempre o tempo de contrato) como ideal para a dispensa. Saiba mais sobre demissão de funcionários.

MAIO

  • Demanda: OBRAS

Por que é melhor nesse mês? Com o período de estiagem chegando, esse é o melhor período para a realização de reparos no condomínio, como a restauração de fissuras de tamanhos diversos, infiltrações e impermeabilizações.

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JUNHO

  • Demanda: CURSOS DE CAPACITAÇÃO

Por que é melhor nesse mês? Durante o período de férias o condomínio fica mais vazio. A probabilidade de haver uma tentativa de assalto ao condomínio também é maior. Para se preparar para esse momento, cursos de capacitação em junho são uma boa pedida.  Também evitam que essa preparação seja feita nos meses de novembro e dezembro, época em que os cursos são mais procurados - e o número de vagas é menor.

- Veja e cote aqui cursos de capacitação para porteiros, zeladores, faxineiros etc.

  • Demanda: PLANEJAR ATIVIDADES DE RECREAÇÃO (férias escolares)

Por que é melhor nesse mês?  O mês seguinte, julho, é mês de férias escolares e com isso as crianças ficam soltas brincando nas áreas comuns. Estipular regras e planejar atividades extras como brincadeiras, jogos, campeonatos e até espaços infantis ajudam a entreter as crianças e reduzir o número de acidentes durante este período. Contratar uma assessoria esportiva ou recreativa para integrar as crianças e criar campanhas para mantê-las longe da garagem também são uma boa opção. Saiba mais.

- Veja e cote aqui com empresas especializadas em recreação e assessoria esportiva em condomínios

JULHO

  • Demanda: REFORÇO NA SEGURANÇA

Por que é melhor nesse mês? É importante que haja não apenas mobilização por parte dos funcionários, mas que os condôminos também colaborem com um condomínio mais seguro.

- Veja: Cartaz para Moradores e Funcionários sobre segurança no período de férias

- Veja e cote aqui com empresas de consultoria e projetos de segurança para condomínios

AGOSTO

  • Demanda: DISPENSA DE FUNCIONÁRIOS (SP)

Por que é melhor nesse mês?  Em São Paulo, por exemplo, agosto é a última oportunidade de demitir funcionários, já que em outubro é decidido o aumento da categoria e, por isso, não se pode dispensá-los. Se realmente houver vontade de dispensa, é necessário pagar dois meses de aviso prévio. Se o seu condomínio é de outra região, informe-se sobre o mês do reajuste e considere dois meses antes como ideal para a dispensa. Saiba mais sobre demissão de funcionários.  

  • Demanda: CUIDADOS COM A PISCINA

Por que é melhor nesse mês? A manutenção da piscina deve ser feita ano a ano. Em agosto, o tempo está frio e, por isso, o uso da piscina será menor. Preste atenção a azulejos que possam ter se soltado, estado do deck (se tiver), possíveis vazamentos, além das condições do seu filtro. Agindo assim, sua piscina estará pronta para o verão.

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SETEMBRO

  • Demanda: CUIDADOS COM OS JARDINS

Por que é melhor nesse mês? Com a chegada da primavera é importante trabalhar as áreas verdes do condomínio, para que floresçam de maneira saudável. Saiba mais.

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OUTUBRO

  • Demanda: DEDETIZAÇÃO

Por que é melhor nesse mês?  Para evitar que insetos e outras pragas tomem o condomínio durante o verão, a medida profilática é a dedetização feita um pouco antes do calor. Se a área sofrer com esse incômodo, pode ser refeita daqui a quatro meses.

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  • Demanda: LIMPEZA DE CAIXAS D´ÁGUA

Por que é melhor nesse mês?  Para que a água usada pelo condomínio esteja em boas condições para o verão, o ideal é limpar a caixa antes do calor.

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NOVEMBRO

  • Demanda: PARA-RAIOS

Por que é melhor nesse mês? A época de chuvas de aproxima e, por isso, é extremamente importante que o para-raios esteja funcionando muito bem nesse período. É claro que o laudo do para-raio, por exemplo, dura um ano. E se ele foi feito em setembro ou março, até os meses de chuva (dezembro, janeiro e fevereiro), aquele serviço ainda está garantido. Mas se for possível escolher um mês para averiguar a sua condição, talvez novembro seja melhor, pois está mais próximo aos meses de uso mais intenso desse aparato.

- Veja e cote aqui com empresas de para-raios

- Como realizar a inspeção dos para-raios

  • Demanda: DOCUMENTOS PARA DIRF e RAIS

Por que é melhor nesse mês? Em março será necessário ter em mãos as guias e documentos relativos a funcionários e fornecedores do condomínio. Começar já em novembro ajuda a não atrasar a entrega dessa papelada tão importante para o bem-estar dos envolvidos. Saiba mais sobre DIRF e RAIS.

  • Demanda: DECORAÇÃO DE NATAL

Por que é melhor nesse mês? O ano está chegando ao fim e dezembro está logo aí. Se o seu condomínio tem o costume de enfeitar a fachada e as áreas comuns com decoração natalina, o período para providenciar isso é entre outubro e novembro.  

Saiba mais sobre providências de final de ano

- Cuidados com a decoração de Natal do condomínio

  • Demanda: PLANEJAR ATIVIDADES PARA AS CRIANÇAS (férias escolares)

Por que é melhor nesse mês? Assim como em julho, dezembro e janeiro também são meses de férias escolares e com isso as crianças ficam soltas brincando nas áreas comuns. Por isso, aqui também vale a ideia de estipular regras e planejar atividades extras para as crianças. Saiba mais.

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DEZEMBRO

  • Demanda: PLANEJAMENTO DE FÉRIAS DOS FUNCIONÁRIOS

Por que é melhor nesse mês? O melhor é já começar o ano sabendo quem irá folgar em qual data. O ideal é que contratados do mesmo posto tirem férias um após o outro. Dessa forma, quem optar por um funcionário de empresa terceirizada para repor os que estão em férias terão a possibilidade de negociar melhor desconto.

  • Demanda: CAMPANHA DE SEGURANÇA

Por que é melhor nesse mês? Quanto às férias, esse é o período em que os condomínios, vazios, são alvo de tentativas de assalto. Por isso é importante que logo no começo do mês haja uma campanha de conscientização. Veja: Cartaz para Moradores e Funcionários sobre segurança no período de férias.

  • Demanda: BOLETO DA COTA DE JANEIRO

Por que é melhor nesse mês? Informe-se sobre a possibilidade de mandar a cota condominial de janeiro já no mês de dezembro. Dessa forma, há menor possibilidade de inadimplência no primeiro mês do ano.


 

Gestão de encomendas e correspondências em condomínios

Aumento no volume de e-commerce, delivery e cartas durante a pandemia relembra necessidade de regras claras e cautela do condomínio no recebimento e distribuição interna

Gestão

O crescente aumento de e-commerce e delivery nos últimos anos vem exigindo dos condomínios aprimoramento na gestão de encomendas e correspondências.

Com a pandemia de COVID-19, em cinco meses o volume simplesmente explodiu. Síndicos profissionais afirmam que, em média, o crescimento de encomendas e delivery aumentou entre 40% e 70%, dependendo do condomínio.

No caso de um empreendimento residencial com 312 unidades administrado pelo síndico profissional Sylvio Levy, a média mensal de objetos registrados até fevereiro saltou de 280 para 427 em julho, um aumento de 52,5%.

Além de especial atenção, regras claras e cautela por parte do condomínio, foi mais do que necessário o estabelecimento de novos critérios para organizar as entregas neste período atípico. 

Em alguns condomínios, a guarita praticamente se transformou em um hub logístico.

Soma-se a isso a correspondência tradicional. Embora haja um forte movimento para a adesão às contas digitais, enviadas por e-mail, é pelo correio que ainda chegam muitas contas, extratos, avisos.

Esses itens importantes devem ser entregues o mais rápido possível aos seus destinatários. Afinal, ninguém quer perder um prazo de pagamento de um boleto, ou pior, saber que um cartão, por exemplo, já foi entregue, mas está ‘perdido’ dentro do condomínio. 

Extravio, aliás, é um tema delicado. Dependendo do caso, o condomínio pode ser responsabilizado e ter que arcar com os prejuízos.

 Você vai ler nesta reportagem: 

  • Regras claras na gestão de encomendas e correspondências
  • Distribuição das cartas comuns
  • Cartas registradas, telegramas ou citação judicial
  • Correspondência em condomínios de grande porte
  • Estrutura externa para correspondência
  • Gestão de encomendas em condomínios
  • Encomendas em condomínios de grande porte
  • Encomendas volumosas: condomínio deve ter cautela e evitar a guarda
  • Portaria remota: como fazer gestão de encomendas e correspondências
  • Lockers para encomendas, delivery de comida e até lavanderia
  • Cuidados especiais em tempos de pandemia
  • Extravio de correspondências: treinamento de funcionários
  • Extravio de correspondências: implicações legais
  • Violação de correspondência: aspectos legais
  • Citação judicial: preparo do funcionário para recebimento e entrega

Regras claras na gestão de encomendas e correspondências

O advogado especialista em condomínios Zulmar Koerich fala sobre importantes aspectos legais na gestão de encomendas e correspondências em condomínio. 

“O recebimento de encomendas e correspondências por parte de prepostos do condomínio, em nome dos condôminos ou do próprio condomínio, exige a adoção de logística compatível com a importância dos atos, sob pena de responsabilidade civil pelos danos causados, e, em alguns casos, até mesmo criminal”, explica o advogado.  

Assim, é de fundamental importância que se estabeleçam regras por escrito no regimento interno do condomínio, fruto da participação e decisão dos condôminos em assembleia, para legitimar o procedimento a ser implementado. 

“Não deve ser produto dos usos e costumes, mas de regras expressas, claras e de observância obrigatória. Sem limitações formais à direitos e obrigações, o condomínio estará diante de uma terra ‘sem leis’, com espaços para os famosos ‘jeitinhos’, em que inevitavelmente todas as responsabilidades recairão sobre o condomínio”, alerta Koerich.

Distribuição das cartas comuns

cartas comuns

Geralmente o correio entrega a correspondência de uma só vez, uma vez por dia, no condomínio. Em empreendimentos menores, é comum que a divisão e distribuição de cartas sejam feitas pelo zelador ou porteiro

Estima-se que em um condomínio de pequeno porte essa tarefa tome cerca de uma a duas horas diárias do profissional.

Em condomínios maiores, geralmente as cartas comuns são destinadas aos escaninhos ou caixas de correspondência de cada unidade. Então, quando desejarem, os moradores podem ir ao local e retirar sua correspondência.

Zulmar Koerich cita que, além dos procedimentos regimentais, os condomínios devem se atentar para os aspectos legais das correspondências enviadas pelos Correios. De acordo com o artigo 22, da Lei Postal 6.538/78:

Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.

Segundo Zulmar, não restam dúvidas de que os funcionários do condomínio são legitimados a receber em nome dos condôminos mercadorias e correspondências a eles endereçadas.

“E, em caso de perda, extravio ou apropriação indevida por parte destes, a responsabilidade recairá sobre o condomínio para reparação civil, conforme o Código Civil”. 

Cartas registradas, telegramas ou citação judicial

Caso a carta seja registrada, ou um telegrama ou citação judicial, o trâmite é diferente. O ideal é que o porteiro ou zelador protocole as correspondências desse tipo e que os moradores assinem ao receber o material.

A entrega deve ser feita em mãos – seja na unidade, na portaria ou na sala do zelador. Assim, fica mais fácil controlar o que foi entregue de mais importante, além de ser uma segurança a mais para os funcionários responsáveis.

Esse tipo de livro de controle e protocolo de recebimento pode ser facilmente encontrado em papelarias.  

  • Leia mais sobre citação judicial ao final da matéria.

Correspondência em condomínios de grande porte

Mas e em condomínios de grande porte, com duas torres ou mais, ou a partir de 90 unidades?

O volume de correspondência é enorme, e o grau de exigência é o mesmo: o esperado é que as cartas cheguem às caixas dos moradores no mesmo dia.

Para se ter uma ideia, em um condomínio com 5 torres e aproximadamente 300 unidades, o volume diário de correspondências pode chegar a 1.500 cartas.

Nesse tipo de cenário, seria irreal pensar que o zelador, sozinho, conseguisse fazer a separação desse material e ainda cuidar de todas as outras tarefas de sua função. 

Por isso, em grandes empreendimentos, o ideal é haver um funcionário encarregado apenas dessa função, que haja um local destinado para a triagem da correspondência, evitando perda ou extravio dos itens.

Depois de organizadas, as cartas devem então ser encaminhadas aos escaninhos de cada morador.

No caso das cartas que necessitam de assinatura de recebimento, a logística é a mesma que em condomínios menores: com protocolo. 

Em condomínios com serviço de mensageria, as cartas são entregues de porta em porta.

Estrutura externa para correspondência

Em alguns condomínios, o trabalho de separação e organização de correspondência não é feito internamente. Isso porque o próprio carteiro consegue entregar as cartas destinadas àquele condomínio, quando o mesmo conta com uma caixa de correspondência.

Há condomínios que conseguem fazer essa adaptação em sua estrutura, justamente para agilizar a entrega do material no condomínio. Em alguns casos, há espaço até para revistas. Apenas os jornais é que são entregues na portaria e encaminhados para as unidades, por serem mais volumosos.

As cartas que necessitem de assinatura também devem ser entregues ao profissional da portaria, com protocolo.

Gestão de encomendas em condomínios

De acordo com a síndica profissional Karina Nappi, toda encomenda, seja de lojas ou de visitantes que são deixadas nos condomínios que atende são registradas antes de comunicadas aos moradores, com dia, horário e, se possível, o nome da empresa/pessoa que deixou.

Aplicativos para condomínios podem apoiar a gestão de encomendas devido à praticidade, transparência e agilidade na comunicação com os condôminos. A ferramenta emite alertas no celular do morador, rastreáveis para fins de controle e relatórios.

“Nos condomínios com o aplicativo homologado, o morador é informado da chegada de uma encomenda pelo sistema e não mais pelo interfone, e as pessoas vão retirar na portaria ou no administrativo”, relata a síndica profissional. 

O aviso enviado pelo app, no entanto, não substitui a assinatura no livro de protocolo, segundo Karina Nappi.

Encomendas em condomínios de grande porte

Para condomínios a partir de 200 unidades, com perfil de público jovem muito acostumado com e-commerce, o síndico profissional Sylvio Levy recomenda a contratação de empresa de gestão de encomendas

Gestão de encomendas

Ele implantou o serviço em um condomínio com mais de 300 unidades um posto de atendimento. Como funciona:

  • encomenda é encaminhada para o posto 
  • encomenda é registrada com protocolo 
  • o serviço inclui seguro, em caso extremo de um extravio
  • é enviado e-mail ao proprietário 
  • retirada é feita no balcão de atendimento
  • horário de atendimento é diferenciado ao longo da semana para atender a todos

O custo, neste caso, é de R$ 5 mil/mês. Precisa aprovar como despesa ordinária em assembleia por maioria simples, explica Levy.  

Encomendas volumosas: condomínio deve ter cautela e evitar a guarda

E quando chega aquela encomenda grande ou de valor elevado, como eletrodomésticos, colchões, móveis e afins? Os especialistas entrevistados alertam para a questão da responsabilidade pela guarda.

O advogado Zulmar Koerich esclarece que se não houver expressamente limitações regimentais, o condomínio tem a obrigação de guarda, seja a encomenda pequena ou grande. 

“Havendo perda, extravio ou danos, o condomínio será responsabilizado. Por essa razão é fundamental estabelecer limites de tempo de permanência e tamanho/volume do objeto, desde que estes limites sejam razoáveis”, orienta.

E o que é ou não é razoável? Zulmar exemplifica que não é razoável que o condomínio tenha que receber e guardar objetos como um sofá, geladeira ou mobília. 

“Nestes casos, o próprio condômino deve recebê-los e guardá-los em sua unidade de apartamento. Entretanto, essas limitações devem estar expressas nas regras internas do condomínio”, reforça.

Karina Nappi conta que nos condomínios em que é síndica, os moradores têm que autorizar a entrega no momento que as encomendas chegam e, depois de passar pelo controle de acesso, o prestador pode subir e entregar na unidade. 

Caso o morador não esteja, a mesma pode ser recebida e fica guardada para a retirada dentro de um prazo de 24 horas. “Se não vier dentro do prazo, é advertência e multa, conforme consta em regimento interno”, diz.

Já para Luiz Urra, gestor da área de atendimento a condomínio de São Paulo da administradora Auxiliadora Predial, o condomínio não pode ser responsável pela guarda de itens volumoso, delicados ou caros, como eletrodomésticos.

“Não se pode dar um 'jeitinho’ de deixar em salão de festas, depósito e vaga de garagem. A prática de deixar a chave para o zelador receber também não é uma boa. Se aparecer um arranhão, sumir etc o condomínio não pode se responsabilizar. Se o morador não está em casa, a nossa recomendação é não receber. O condômino precisa colaborar também”, opina Luiz Urra, da Auxiliadora Predial.

Ele ainda recomenda que o morador avise sobre a entrega com antecedência. “É de bom tom avisar ao condomínio sobre a chegada de uma encomenda de grande volume 48 horas antes. É como se fosse agendamento de mudança. Dependendo do tamanho do item, é necessário colocar as proteções no elevador.” 

E que tal deixar as encomendas dentro da portaria mesmo?

“As guaritas não foram projetadas para armazenamento. Se o morador não busca logo, fica tudo empilhado. Podemos ter problemas de ambiente insalubre para os funcionários”, considera Sylvio Levy.

Se o seu condomínio não tem regras relacionadas às entregas em regulamento interno, faça uma assembleia para deliberar sobre o assunto e divulgue-as amplamente, recomenda Luiz Urra.

Portaria remota: como fazer gestão de encomendas e correspondências

Em condomínios com portaria remota, a própria empresa prestadora do serviço já tem um procedimento e o condomínio deve disponibilizar um espaço específico para que o carteiro coloque as correspondências, informa Luiz Urra, da Auxiliadora Predial. A distribuição é feita pelo zelador ou outro funcionário encarregado da tarefa. 

Quanto às encomendas, Karina Nappi explica que o recebimento deve ser das 8 às 18 horas pelo zelador, manutencista ou auxiliar de serviços gerais - ou enquanto houver funcionários trabalhando. 

O procedimento para retirada é idêntico ao de portaria presencial: mediante assinatura em protocolo. Geralmente condomínios com portaria remota trabalham com horários específicos para atender a todos.

Lockers para encomendas, delivery de comida e até lavanderia

A adesão aos lockers, ou armários inteligentes, já era tendência e, com a pandemia, muitos condomínios tiraram a ideia do papel e implantaram o projeto, que cai como uma luva no atual cenário por vantagens, como:

  • logística 
  • segurança
  • comodidade e conveniência: morador retira no melhor horário
  • elimina contato com entregadores ou funcionários
  • otimiza recursos: libera espaço físico para guarda e funcionário da tarefa

Segundo Luiz Urra, da Auxiliador Predial, a cada 10 condomínios da sua carteira de clientes, 2 têm armários inteligentes. “Poderia ter mais condomínios com locker, mas esbarra em questão financeira e espaço físico. Qualquer entregador sabe usar, virou padrão. O morador é notificado pelo aplicativo e busca quando for mais conveniente.”

Quando uma encomenda é alocada no armário inteligente pelo entregador, o morador é notificado em seu celular (aplicativo, SMS, e-mail, whatsapp) para fazer a retirada.

Lockers para encomenda

Embora não haja um livro de protocolo de recebimento dessas encomendas, o advogado Zulmar Koerich informa que ainda haverá responsabilidade de guarda por parte da empresa ou condomínio mantenedor do sistema, acerca dos objetos alocados nos armários inteligentes até seu recebimento. 

“Isso torna o serviço bastante semelhante ao contrato de depósito, previsto no artigo 627 a 652 do Código Civil”, explica Koerich. 

Os armários inteligentes podem ter diversos tamanhos e existem modelos térmicos, para armazenar alimentos, e opções para roupas/lavanderia. 

Para delivery de comida

Sylvio Levy relata que há dois anos uma empresa de delivery de comida instalou os lockers térmicos em um condomínio comercial em que ele é síndico, em um espaço livre do lado de fora do prédio, sem qualquer tipo de contato entre entregador e cliente. 

Há um ano, a mesma empresa instalou os armários em um condomínio residencial com 276 unidades em uma parede externa grande e funciona muito bem. 

A síndica profissional Karina Nappi relata que um condomínio com mais de 200 unidades que administra é equipado com sistema de estufa e refrigeração desde a implantação.

“Quando chega um delivery (já pago) com comida quente, vai para a estufa, e se é gelado, vai para o sistema refrigerado. A mensageria entrega nas unidades na sequência para não estragar ou fica armazenado para quando o condômino chegar”, explica Karina.

Para lavanderia

Sylvio Levy relata que também instalou dentro de um de seus condomínios lockers de uma lavanderia. Como funciona:

  • morador coloca a roupa no armário e avisa pelo app
  • staff da lavanderia credenciada retira
  • lavanderia faz o serviço solicitado
  • staff devolve as peças lavadas e passadas
  • pagamento e comunicação é toda feita pelo app

Cuidados especiais com encomendas em tempos de pandemia

Novas regras se fazem necessárias para que a gestão de correspondências e encomendas não vire um transtorno e um risco à saúde de de funcionários, moradores e síndicos.

Cuidados especiais

Confira as sugestões dos especialistas e avalie com o corpo diretivo a implementação de alguma(s) dela(s) em seu condomínio:

  • Morador deve retirar encomendas no ato da chegada, diretamente com o entregador. Com isso, elimina-se uma etapa de manuseio por parte do porteiro e libera espaço de armazenamento do condomínio.
  • No local da retirada, condomínio deve disponibilizar álcool em gel, placa de aviso com as instruções sobre retirar, assinar e se higienizar.
  • Precisa assinar o protocolo de recebimento? Morador deve levar sua própria caneta ou higienizar suas mãos com álcool em gel antes de pegar a caneta e encostar no caderno.
  • Em condomínios onde há espaço físico para instalação de escaninhos para cada unidade, a benfeitoria é ideal para evitar contato direto com funcionário. Segundo Sylvio Levy, o custo é de R$ 40 por unidade.
  • Organizar retirada com hora marcada para evitar aglomeração.
  • Encomendas volumosas: o condomínio pode considerar armazenar em espaço livre do condomínio, como salão de festas interditado devido à pandemia, com retirada acompanhada por um funcionário, assegurando a segurança dos itens.
  • Precisa que o entregador leve a encomenda até a unidade? Luiz Urra, da Auxiliadora Predial, recomenda que o condomínio estabeleça um fluxo para que o elevador seja utilizado somente pelo entregador para manter o distanciamento. Após a entrega, o morador deve acompanhar o entregador (em elevador separado) até ele sair do condomínio, garantindo que não circule pelo condomínio. Higienização do equipamento logo após o uso pelo entregador externo também é uma boa medida sanitária.
  • Armazenamento dentro da guarita? Sylvio Levy estabeleceu a seguinte regra: não passa na gaveta, não recebe quando morador não está. Se passou, o porteiro deve higienizar os itens e fazer entrega ao morador pela gaveta, evitando contato físico. 
  • Cabine de esterilização de encomendas está sendo avaliada pelo síndico profissional em um condomínio onde há serviço de mensageria para distribuir as encomendas já higienizadas nas unidades. 

Se for considerada a adoção de regras transitórias durante a pandemia, Luiz Urra reforça que é importante aprová-las em assembleia ou, na impossibilidade de realizá-la, aplicar enquete para validar a minuta com os moradores. 

“Para aplicar as regras, é fundamental que o síndico ouça a massa condominial. O combinado não sai caro. As plataformas das administradoras, em geral, possuem ferramenta de enquete”, afirma Luiz Urra, da Auxiliadora Predial. 

O advogado Zulmar Koerich alerta sobre o momento e os cuidados que devem permanecer. 

“Durante o período de pandemia, muitas regras regimentais tiveram que sofrer modificações, dentre elas as relacionadas ao recebimento de encomendas e correspondências. Entretanto, o período excepcional não excepcionará falhas praticadas por prepostos do condomínio que causarem prejuízos aos condôminos, devendo ser mantidos os mesmos cuidados e diligências tomadas em tempos de normalidade”, diz Koerich.

Extravio de correspondências: treinamento de funcionários

Deixar de receber uma carta por falta de atenção dos funcionários do condomínio é algo extremamente complicado. De acordo com as fontes ouvidas pelo SíndicoNet, o normal é que isso aconteça no máximo duas vezes por ano, em um residencial de médio porte.

Se a situação começar a se tornar corriqueira, vale conversar com os funcionários da área e tentar descobrir se há algo de diferente acontecendo, ou se o volume de trabalho aumentou de repente. 

Oferecer reciclagem também pode ser uma alternativa aos funcionários da área para melhorar o desempenho.

Extravio de correspondências: implicações legais

Sempre que houver um extravio, o morador em questão deve registrar sua queixa no sistema ou livro de ocorrências, além de conversar com o zelador. Assim, ficam todos cientes do acontecido e providências podem ser tomadas para reverter a situação.

Vale lembrar que o condomínio, e por consequência, o síndico, é responsável pela entrega correta de correspondência aos moradores, que, caso se sintam lesados por uma perda ou extravio de cartas ou entregas, podem acionar o condomínio judicialmente.

O advogado Zulmar Koerich cita uma ação de indenização por danos materiais e morais contra um condomínio edilício, em 2018, onde houve extravio comprovado de correspondência contendo joias e talonários de cheques endereçados a um condômino.

Violação de correspondência: aspectos legais

No caso de violação de correspondência, além de responsabilidade civil, o advogado Zulmar Koerich explica que a pessoa que praticou o ato poderá ser responsabilizada criminalmente, nos moldes do artigo 151 do Código Penal:

Devassar indevidamente o conteúdo de correspondência fechada, dirigida a outrem: Pena - detenção, de um a seis meses, ou multa.

Citação judicial: preparo do funcionário para recebimento e entrega 

Zulmar Koerich explica que, com o advento do Código de Processo Civil de 2015, as citações judiciais de pessoas físicas ou jurídicas poderão, de acordo com o artigo 248, § 4o, ser realizadas na pessoa do porteiro do condomínio

Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente.

O advogado lembra que também, na justiça do trabalho, muitos anos antes já se considerava válido o recebimento de citações judiciais por porteiros de condomínios, em ações movidas contra o próprio condomínio ou mesmo contra condôminos.

Com a citação válida, tem-se início o prazo para apresentação de defesa nos processos judiciais. 

“Imagine que um morador de condomínio seja réu em uma ação e que a citação desta ação tenha sido recebida pelo porteiro que esquece de entregar, extravia ou coloca na caixa de correspondência do condômino (sabidamente pouco visitada), e esse acaba por perder o prazo para a defesa e perde a ação. Quem responderá pelo ato? O condomínio”, diz Zulmar Koerich.

“Segundo o artigo 932, III do Código Civil, ainda que não previsto em norma condominial, o ato negligente praticado por intermédio de preposto (porteiro) é causa suficiente para impor ao condomínio a obrigação de reparação pelos danos materiais e morais sofridos por parte do condômino destinatário”, justifica o advogado.

Por isso, é fundamental que os prepostos do condomínio (porteiros, zelador etc) que atuem no recebimento de correspondências, sejam treinados para identificar correspondências de órgãos públicos, principalmente do Poder Judiciário.

Deve ser mantido sistema de protocolo de recebimento e entrega quase que imediata ou logo após o seu recebimento ao destinatário. “Esses documentos não devem ser deixados nas caixas de correspondências, mas sempre entregues mediante assinatura de recebimento em livro próprio”, orienta Koerich. 

Em caso de ausência prolongada do morador destinatário, os funcionários devem ser orientados a não receber tais correspondências já que podem prejudicar todo o trâmite judicial.

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